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<h2>kintone 合約管理系統介紹</h2><p>合約管理對於任何企業組織而言都是一個重要環節，也是顧客詢問度最高的管理需求之一．可見擁有高效的合約管理系統至關重要。kintone是一個功能強大的工具，可以幫助組織精簡合約管理流程，輕鬆創建、追蹤和管理合約。在本篇文章中，我們將說明如何使用kintone有效地進行合約管理。</p><figure id="figure-443l4gyd7glj40ybz2"><img id="443l4gyd7glj40ybz2" src="https://images.unsplash.com/photo-1600880292203-757bb62b4baf?crop=entropy&amp;cs=tinysrgb&amp;fit=max&amp;fm=jpg&amp;ixid=M3wyNjI5NjF8MHwxfHNlYXJjaHwyfHxjb250cmFjdCUyMG1hbmFnZW1lbnR8ZW58MHx8fHwxNjg3MTk1MDA4fDA&amp;ixlib=rb-4.0.3&amp;q=80&amp;w=1080" alt="contract management" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;" data-corners="no-rounded" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="null" data-positiony="null" data-mce-src="https://images.unsplash.com/photo-1600880292203-757bb62b4baf?crop=entropy&amp;cs=tinysrgb&amp;fit=max&amp;fm=jpg&amp;ixid=M3wyNjI5NjF8MHwxfHNlYXJjaHwyfHxjb250cmFjdCUyMG1hbmFnZW1lbnR8ZW58MHx8fHwxNjg3MTk1MDA4fDA&amp;ixlib=rb-4.0.3&amp;q=80&amp;w=1080" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: center center;"></figure><h2>企業組織常見的合約管理問題</h2><p>客戶來尋找我們時，常見的合約管理問題如下：</p><ol><li>不知道合約放在哪裡？由誰管理？</li><li>不知道原來公司還有簽了這些合約？</li><li>合約快到期了，不記得要檢視更新．</li><li>員工離職了，合約沒有完整交接．</li><li>合約中的重要資訊，簽完合約過了就忘記了．</li><li>合約審批流程過久，錯失商機！</li></ol><h2>還在用Excel/ Google 表單管理合約嗎？</h2><p>稍具規模的公司組織，會有專門的合約管理窗口，也會有法律顧問，再大一點的組織則會有專職的法務人員與法務部門．不論哪種規模的組織，只要有商業流程就會有各種類型的合約產生．舉凡：</p><ol><li>銷售合約</li><li>採購合約</li><li>僱傭合約<br></li><li>合作備忘合約</li><li>專業服務合約</li><li>投資貸款合約</li></ol><p>隨著事業與營業項目的擴展，合約類型會更加多元，負責的部門與窗口也各不相同．各團隊可能擁有自己專屬的管理表單，合約管理窗口也有自己的管理表單，如：Excel 或Google 線上表單．但現代工作業務繁忙，不同團隊間不一定有互通的機制，這會造成重複紀錄，未完整統一管理，重複溝通等浪費企業資源的情況發生等企業組織並不樂見的情況．</p><h2>最佳合約管理解決方案 - kintone的六大好處</h2><ol><li>紀錄合約經手窗口，可以找到對應擔當人員</li><li>內建提醒功能，可於重要合約到期前發出提醒通知<br></li><li>記載合約狀態，掌握企業組織內合約處理順序與優先權</li><li>透過事先欄位設計，規範紀錄關鍵合約資訊的SOP<br></li><li>透過圖表功能，自動更新各類型合約數量、合約價值</li><li>集中企業組織的合約，自動給定編號，有條有理，不怕遺漏</li></ol><h2>如何設計kintone 合約管理應用程式</h2><p>＊還不是kintone用戶嗎？開啟kintone免費試用30天，<a data-mce-href="https://doublewiseconsulting.com/contact" href="https://doublewiseconsulting.com/contact" title="聯絡我們">點此連結</a></p><ol><li>建立一個專屬的應用程式，命名「合約管理」</li><li>新增底下欄位<ol><li>【合約編號】- 用來統一管理合約數量使用，且有編號即可列管追蹤</li><li>【合約名稱】 - 詳實記載合約名稱，方便日後查詢與避免混肴</li><li>【簽約對象】- 簽約的合作對象，方便查詢與統整分析</li><li>【合約開始日期】 - 詳實記載合約正式的開始日期 (小撇步提醒：不是簽約日; 不同版本的開始日期也會有所調整，務必確保填寫的是最正確版本的日期）</li><li>【合約結束日期】 - 詳實記載合約的結束日期．此資訊除了揭露合約的有效時間，也同步能當成合約到期前的重要提醒資訊．</li><li>【是否有自動續約】 - 可以快速篩選出有無自動續約的合約一覽表</li><li>【合約重要資訊】 - 摘要冗長合約中的重要資訊，節省閱讀合約時間．讓重點一目瞭然．</li><li>【合約窗口】- 務必紀錄該合約的承辦人員，當業務有疑問時可以找到對應同仁，人員業務異動時，交接不掉棒．</li><li>【合約狀態】- 可以快速區分不同狀態的合約，如：起草中、審閱中、生效中、已失效</li><li>【合約附件】- 可以紀錄簽署完成的合約版本，方便後續快速查找．歸檔有兩種方式：<ol><li>適用於尚無合約文件儲存空間：新增附件格式，將合約檔案直接上傳到kintone</li><li>適用於已有合約文件儲存空間：新增連結格式，只需要將NAS Server連結或Google/Azure雲端連結貼上即可．</li></ol></li></ol></li><li>以上No 1~10 為通用必備資訊，可再視公司需求自行增添調整．</li><li>合約附件進階小撇步<br><ol><li>雙方用印完成的合約文件，盡可能轉成PDF檔案格式．儲存歸檔．</li><li>也可將原稿儲存，方便續約時調整用，不需重新尋找原始檔．</li><li>若內部仰賴電子簽名系統另有串接管理方式，詳可洽．</li></ol></li><li>設定應用程式的管理權限<ol><li>可依照不同業務屬性來分派合約管理權限，如：業務部同仁僅能看到銷售合約類型的合約．若需要此功能，可以透過kintone預設的部門層級來指派權限．則可新增【合約類型】的欄位，來進行對應的歸屬．<br></li><li>若有特定合約有揭露金額，如採購合約、銷售合約、僱傭合約，也新增【合約金額】的欄位，進行加總．並將該欄位鎖定給特定帳號才看到．保護企業重要資訊．</li></ol></li></ol><figure id="figure-ew0af0w4cdlk6jui38"><img id="ew0af0w4cdlk6jui38" src="https://durable.sfo3.cdn.digitaloceanspaces.com/blocks/1mBY1pjDnJTuSDKRmcKZdtosAzM5w7GwNCT5d758CXsVLDNAuCSuo6AUo8uZMcUe.png" alt="kintone合約管理必備欄位設計參考圖" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 3/2; object-position: 45% 60%;" data-corners="no-rounded" data-aspect="3:2" data-caption="kintone合約管理欄位設計｜版權所有 - 智然智能顧問有限公司" data-positionx="45%" data-positiony="60%" data-mce-src="https://durable.sfo3.cdn.digitaloceanspaces.com/blocks/1mBY1pjDnJTuSDKRmcKZdtosAzM5w7GwNCT5d758CXsVLDNAuCSuo6AUo8uZMcUe.png" data-mce-style="aspect-ratio: 3/2; object-position: 45% 60%;"><figcaption class="body-normal text-gray-500 mt-2">kintone合約管理欄位設計｜版權所有 - 智然智能顧問有限公司</figcaption></figure><figure id="figure-t77cgm0gy8lj4104bp"></figure><figure id="figure-9p8hmdbdqtlk6k24sw">＊你心動了嗎 ? 想要加入合約管理有條有理的行列？ 新用戶可開啟kintone免費試用30天，<a title="聯絡我們" href="https://doublewiseconsulting.com/contact" data-mce-href="https://doublewiseconsulting.com/contact">點此連結</a>加入．既有用戶歡迎來信/來電討論客製化需求．</figure><figure><img id="9p8hmdbdqtlk6k24sw" src="https://images.unsplash.com/photo-1486406146926-c627a92ad1ab?crop=entropy&amp;cs=tinysrgb&amp;fit=max&amp;fm=jpg&amp;ixid=M3wyNjI5NjF8MHwxfHNlYXJjaHw5fHxDb25zdWx0aW5nfGVufDB8fHx8MTY4OTUzODIxOXww&amp;ixlib=rb-4.0.3&amp;q=80&amp;w=1080" alt="" class="object-cover bg-gray-100 " style="aspect-ratio: 16/9; object-position: undefined undefined;" data-corners="no-rounded" data-aspect="16:9" data-caption="" data-positionx="undefined" data-positiony="undefined" data-mce-src="https://images.unsplash.com/photo-1486406146926-c627a92ad1ab?crop=entropy&amp;cs=tinysrgb&amp;fit=max&amp;fm=jpg&amp;ixid=M3wyNjI5NjF8MHwxfHNlYXJjaHw5fHxDb25zdWx0aW5nfGVufDB8fHx8MTY4OTUzODIxOXww&amp;ixlib=rb-4.0.3&amp;q=80&amp;w=1080" data-mce-style="aspect-ratio: 16/9; object-position: undefined undefined;"></figure>

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