任何組織都需要的合約管理 - kintone輕鬆搞定

kinton 合約管理系統介紹

合約管理對於任何企業組織而言都是一個重要環節，也是顧客詢問度最高的管理需求之一．可見擁有高效的合約管理系統至關重要。kintone是一個功能強大的工具，可以幫助組織精簡合約管理流程，輕鬆創建、追蹤和管理合約。在本篇文章中，我們將說明如何使用kintone有效地進行合約管理。

企業組織常見的合約管理問題

客戶來尋找我們時，常見的合約管理問題如下：

1. 不知道合約放在哪裡？由誰管理？
2. 不知道原來公司還有簽了這些合約？
3. 合約快到期了，不記得要檢視更新．
4. 員工離職了，合約沒有完整交接．
5. 合約中的重要資訊，簽完合約過了就忘記了．
6. 合約審批流程過久，錯失商機！

還在用Excel/ Google 表單管理合約嗎？

稍具規模的公司組織，會有專門的合約管理窗口，也會有法律顧問，再大一點的組織則會有專職的法務人員與法務部門．不論哪種規模的組織，只要有商業流程就會有各種類型的合約產生．舉凡：

1. 銷售合約
2. 採購合約
3. 僱傭合約
   
4. 合作備忘合約
5. 專業服務合約
6. 投資貸款合約

隨著事業與營業項目的擴展，合約類型會更加多元，負責的部門與窗口也各不相同．各團隊可能擁有自己專屬的管理表單，合約管理窗口也有自己的管理表單，如：Excel 或Google 線上表單．但現代工作業務繁忙，不同團隊間不一定有互通的機制，這會造成重複紀錄，未完整統一管理，重複溝通等浪費企業資源的情況發生等企業組織並不樂見的情況．

最佳合約管理解決方案 - kintone的六大好處

1. 紀錄合約經手窗口，可以找到對應擔當人員
2. 內建提醒功能，可於重要合約到期前發出提醒通知
   
3. 記載合約狀態，掌握企業組織內合約處理順序與優先權
4. 透過事先欄位設計，規範紀錄關鍵合約資訊的SOP
   
5. 透過圖表功能，自動更新各類型合約數量、合約價值
6. 集中企業組織的合約，自動給定編號，有條有理，不怕遺漏

如何設計kintone 合約管理應用程式

＊還不是kintone用戶嗎？開啟kintone免費試用30天，點此連結

1. 建立一個專屬的應用程式，命名「合約管理」
2. 新增底下欄位
   1. 【合約編號】- 用來統一管理合約數量使用，且有編號即可列管追蹤
   2. 【合約名稱】 - 詳實記載合約名稱，方便日後查詢與避免混肴
   3. 【簽約對象】- 簽約的合作對象，方便查詢與統整分析
   4. 【合約開始日期】 - 詳實記載合約正式的開始日期 (小撇步提醒：不是簽約日; 不同版本的開始日期也會有所調整，務必確保填寫的是最正確版本的日期）
   5. 【合約結束日期】 - 詳實記載合約的結束日期．此資訊除了揭露合約的有效時間，也同步能當成合約到期前的重要提醒資訊．
   6. 【是否有自動續約】 - 可以快速篩選出有無自動續約的合約一覽表
   7. 【合約重要資訊】 - 摘要冗長合約中的重要資訊，節省閱讀合約時間．讓重點一目瞭然．
   8. 【合約窗口】- 務必紀錄該合約的承辦人員，當業務有疑問時可以找到對應同仁，人員業務異動時，交接不掉棒．
   9. 【合約狀態】- 可以快速區分不同狀態的合約，如：起草中、審閱中、生效中、已失效
   10. 【合約附件】- 可以紀錄簽署完成的合約版本，方便後續快速查找．歸檔有兩種方式：
       1. 適用於尚無合約文件儲存空間：新增附件格式，將合約檔案直接上傳到kintone
       2. 適用於已有合約文件儲存空間：新增連結格式，只需要將NAS Server連結或Google/Azure雲端連結貼上即可．
3. 以上No 1~10 為通用必備資訊，可再視公司需求自行增添調整．
4. 合約附件進階小撇步
   
   1. 雙方用印完成的合約文件，盡可能轉成PDF檔案格式．儲存歸檔．
   2. 也可將原稿儲存，方便續約時調整用，不需重新尋找原始檔．
   3. 若內部仰賴電子簽名系統另有串接管理方式，詳可洽．
5. 設定應用程式的管理權限
   1. 可依照不同業務屬性來分派合約管理權限，如：業務部同仁僅能看到銷售合約類型的合約．若需要此功能，可以透過kintone預設的部門層級來指派權限．則可新增【合約類型】的欄位，來進行對應的歸屬．
      
   2. 若有特定合約有揭露金額，如採購合約、銷售合約、僱傭合約，也新增【合約金額】的欄位，進行加總．並將該欄位鎖定給特定帳號才看到．保護企業重要資訊．