任何組織都需要的合約管理 - kintone輕鬆搞定
Jul 17, 2023·By Double Wise Consulting
kinton 合約管理系統介紹
合約管理對於任何企業組織而言都是一個重要環節,也是顧客詢問度最高的管理需求之一.可見擁有高效的合約管理系統至關重要。kintone是一個功能強大的工具,可以幫助組織精簡合約管理流程,輕鬆創建、追蹤和管理合約。在本篇文章中,我們將說明如何使用kintone有效地進行合約管理。
企業組織常見的合約管理問題
客戶來尋找我們時,常見的合約管理問題如下:
- 不知道合約放在哪裡?由誰管理?
- 不知道原來公司還有簽了這些合約?
- 合約快到期了,不記得要檢視更新.
- 員工離職了,合約沒有完整交接.
- 合約中的重要資訊,簽完合約過了就忘記了.
- 合約審批流程過久,錯失商機!
還在用Excel/ Google 表單管理合約嗎?
稍具規模的公司組織,會有專門的合約管理窗口,也會有法律顧問,再大一點的組織則會有專職的法務人員與法務部門.不論哪種規模的組織,只要有商業流程就會有各種類型的合約產生.舉凡:
- 銷售合約
- 採購合約
- 僱傭合約
- 合作備忘合約
- 專業服務合約
- 投資貸款合約
隨著事業與營業項目的擴展,合約類型會更加多元,負責的部門與窗口也各不相同.各團隊可能擁有自己專屬的管理表單,合約管理窗口也有自己的管理表單,如:Excel 或Google 線上表單.但現代工作業務繁忙,不同團隊間不一定有互通的機制,這會造成重複紀錄,未完整統一管理,重複溝通等浪費企業資源的情況發生等企業組織並不樂見的情況.
最佳合約管理解決方案 - kintone的六大好處
- 紀錄合約經手窗口,可以找到對應擔當人員
- 內建提醒功能,可於重要合約到期前發出提醒通知
- 記載合約狀態,掌握企業組織內合約處理順序與優先權
- 透過事先欄位設計,規範紀錄關鍵合約資訊的SOP
- 透過圖表功能,自動更新各類型合約數量、合約價值
- 集中企業組織的合約,自動給定編號,有條有理,不怕遺漏
如何設計kintone 合約管理應用程式
*還不是kintone用戶嗎?開啟kintone免費試用30天,點此連結
- 建立一個專屬的應用程式,命名「合約管理」
- 新增底下欄位
- 【合約編號】- 用來統一管理合約數量使用,且有編號即可列管追蹤
- 【合約名稱】 - 詳實記載合約名稱,方便日後查詢與避免混肴
- 【簽約對象】- 簽約的合作對象,方便查詢與統整分析
- 【合約開始日期】 - 詳實記載合約正式的開始日期 (小撇步提醒:不是簽約日; 不同版本的開始日期也會有所調整,務必確保填寫的是最正確版本的日期)
- 【合約結束日期】 - 詳實記載合約的結束日期.此資訊除了揭露合約的有效時間,也同步能當成合約到期前的重要提醒資訊.
- 【是否有自動續約】 - 可以快速篩選出有無自動續約的合約一覽表
- 【合約重要資訊】 - 摘要冗長合約中的重要資訊,節省閱讀合約時間.讓重點一目瞭然.
- 【合約窗口】- 務必紀錄該合約的承辦人員,當業務有疑問時可以找到對應同仁,人員業務異動時,交接不掉棒.
- 【合約狀態】- 可以快速區分不同狀態的合約,如:起草中、審閱中、生效中、已失效
- 【合約附件】- 可以紀錄簽署完成的合約版本,方便後續快速查找.歸檔有兩種方式:
- 適用於尚無合約文件儲存空間:新增附件格式,將合約檔案直接上傳到kintone
- 適用於已有合約文件儲存空間:新增連結格式,只需要將NAS Server連結或Google/Azure雲端連結貼上即可.
- 以上No 1~10 為通用必備資訊,可再視公司需求自行增添調整.
- 合約附件進階小撇步
- 雙方用印完成的合約文件,盡可能轉成PDF檔案格式.儲存歸檔.
- 也可將原稿儲存,方便續約時調整用,不需重新尋找原始檔.
- 若內部仰賴電子簽名系統另有串接管理方式,詳可洽.
- 設定應用程式的管理權限
- 可依照不同業務屬性來分派合約管理權限,如:業務部同仁僅能看到銷售合約類型的合約.若需要此功能,可以透過kintone預設的部門層級來指派權限.則可新增【合約類型】的欄位,來進行對應的歸屬.
- 若有特定合約有揭露金額,如採購合約、銷售合約、僱傭合約,也新增【合約金額】的欄位,進行加總.並將該欄位鎖定給特定帳號才看到.保護企業重要資訊.
- 可依照不同業務屬性來分派合約管理權限,如:業務部同仁僅能看到銷售合約類型的合約.若需要此功能,可以透過kintone預設的部門層級來指派權限.則可新增【合約類型】的欄位,來進行對應的歸屬.