團隊從 20 多人快速擴編到 70 多人——這是 ECOCO 宜可可循環經濟的真實經歷。
人變多了、業務增加了，合作夥伴也越來越多，聽起來是好事，但對 HR 和管理者而言，真正的挑戰，往往不是「找不到人」，而是原本適合 20 人團隊的管理方式，開始跟不上 70 人的節奏。
這篇文章，將分享我們陪伴 ECOCO 導入 kintone 的過程，以及如何一步步整理內部流程，建立能跟著企業一起成長的 HR 管理系統。
認識 ECOCO——循環經濟產業
ECOCO 宜可可循環經濟，主要業務為智慧回收設備的軟硬體整合與商轉，透過寶特瓶、鋁罐與電池的點數回收機制，推動循環經濟理念。自 2018 年成立以來，ECOCO 已於全台各縣市成功部署超過百台智能回收機台。
ECOCO 透過智慧回收設備打造更便利的回收體驗，也隨著業務擴展持續成長。資料來源：ECOCO
從 20 人到 70 人，ECOCO 面對了什麼管理挑戰？
伴隨人員組織的快速擴張，業務項目與合作夥伴也呈現高度成長趨勢，這種雙重擴張，對公司帶來了四大管理挑戰：
- 如何有效管理快速增長的多元人力資源？
- 如何確保大量新進人員能快速融入既有工作流程？
- 如何在高速擴張中維持各專案的品質標準與進度？
- 如何高效協調日益複雜的跨部門合作關係？
其實，這些問題並不是 ECOCO 才會遇到，相信只要是企業進入快速成長階段，都可能碰到「制度跟不上組織擴張」的挑戰。
因此，我們協助 ECOCO 透過 kintone 建立符合自身內部需求的管理系統。
為什麼快速成長的企業，需要 HR 管理系統？
當企業只有十幾位員工時，Excel、Google Sheet 或 Email 往往就能支撐日常管理。
但隨著組織的持續擴張，員工資料、目標管理、工時記錄、簽核流程逐漸分散在不同工具中，管理成本也會越來越高。這時導入 HR 管理系統的重點，不只是把資料集中，而是建立一套能隨著企業成長持續調整的管理流程。
不只是導入系統，而是重新整理企業內部流程
許多人提到 HR 系統，第一個想到的是員工資料管理、出勤管理、薪資計算等等。
但實際上，企業成長過程中的 HR 管理，還包含更多組織運作需求，例如：
「公司目標是否能被有效拆解？」
「主管是否知道團隊目前投入在哪些工作？」
「新人是否能快速理解自己的工作內容？」
因此，我們協助 ECOCO 導入 kintone——一套讓非 IT 人員也能透過滑鼠拖拉，自行建立表單與流程的低程式碼平台，從企業實際運作流程出發，協助建立以下管理應用。
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OKR 與目標管理
企業規模變大後，最大的挑戰之一就是「大家都很努力，但是否朝同一個方向前進？」
ECOCO 透過 kintone 建立 OKR／OBJ 管理流程：
- 公司年度目標
- 部門目標
- 員工的工作關鍵成果指標（KR）
- 執行進度追蹤
ECOCO 透過 kintone 將各項 OBJ 集中管理，並以圖表快速掌握不同專案的目標分布與投入情況。
透過資料串聯，所有目標都集中管理在同一套系統中。主管可以快速掌握：目前有哪些目標正在推進、哪些項目需要更多資源，以及哪些工作可能遇到阻礙。
再搭配 kintone 的自動提醒功能，也讓重要節點較不容易遺漏。
工時與日報管理
過去許多企業使用信件回報或紙本記錄的方式收集工作日報，但當人員增加後，HR 或主管光是收集資料、整理格式就要花掉不少時間...
想知道誰在忙什麼、資源分配得對不對，還得自己翻找紀錄...
透過 kintone 建立雲端工時日報系統後，員工可以直接線上填寫日報與工時，系統自動彙整資料。
主管可依專案、人員或時間區間查看工作投入的狀況；管理層也能自訂多維度視圖分析團隊資源配置。
這讓管理者不只是知道「完成了什麼」，也能進一步了解團隊資源目前實際投入在哪些重要任務上。
ECOCO 的成功經驗
約兩個月後，ECOCO 完成第一階段 OBJ 系統建置。
更重要的是，隨著組織規模的擴大，他們持續依照實際需求調整流程、擴充應用。
這也是我們選擇 kintone 的原因。它不是一次定型的系統，而是一套能跟隨企業一起成長的平台。
從小規模開始，逐步建立企業自己的管理系統
數位轉型不一定需要一次性的全面導入系統。以 ECOCO 案例為例，建議從最痛苦的流程開始改善：
- 第一階段：建立 OKR、工作日報管理
- 第二階段：整合專案管理
- 第三階段：串聯與其他內部流程
透過逐步優化，讓系統真正融入企業日常工作。
常見問題 FAQ
Q：kintone 適合什麼規模的公司導入 HR 系統？
kintone 適合正在快速成長、流程還沒完全定型的中小企業。因為系統本身不需要工程背景就能調整，公司規模變化時，HR 或管理者可以彈性調整。
Q：kintone 跟傳統 Excel 管理 HR 資料的差別在哪裡？
最大差別在於「單一資料源」與「即時性」。Excel 容易因為多人編輯、多份檔案而產生版本混亂；kintone 提供統一雲端資料庫，團隊依權限即時存取同一份最新資料，不用再靠人工彙整比對。
Q：導入需要花多久時間？
導入時間會依公司規模與流程複雜度而有所不同。每間公司的起點不同，與其問「要多久」，更值得先問「我們現在最急著解決的是哪個環節」，從那裡開始比較實際。
Q：一定要一次導入所有功能嗎？
不用。建議像 ECOCO 分階段進行——先處理最痛的流程，再逐步擴展，這樣團隊比較容易適應，也能邊用邊調整，比一次到位更務實。
每間公司的工作流程、組織文化和成長階段都不盡相同，因此沒有一套 HR 系統能直接套用在所有企業。
對我們來說，先了解企業目前真正遇到的問題，再一起整理流程、規劃適合的管理方式。
如果您的企業也正面臨組織成長、流程管理或 HR 數位化的挑戰，歡迎與我們聊聊。我們將從實際工作流程出發，陪伴您一步步打造真正適合團隊的管理系統。
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