kintone成功案例：資生堂整合 Excel 打造全球化資訊平台

資生堂—全球美妝與健康護理企業

資料來源：kintone 官方案例頁面 

資生堂株式會社（SHISEIDO）是日本具代表性的全球化企業，為配合全球化策略與 2018 年啟用的全球創新中心（GIC），需要一套高效的資訊基礎架構。然而，過去使用的 IBM Notes 在技術維護與全球化支援上顯現瓶頸，而 Excel 管理研究主題也面臨資訊分散、格式不統一以及難以追溯等問題。為此，資生堂決定導入 kintone ，取代 Notes 和 Excel，實現全球化資訊共享與高效運營。本文將深入探討資生堂如何透過 kintone 突破舊系統限制，為企業數位化轉型帶來實用洞見。

【挑戰】面對 Excel 與 Notes 的管理難題

資生堂在導入 kintone 之前，面臨了多重資訊管理的困境，尤其以 Excel 和 IBM Notes 的限制最為顯著。這些挑戰促使他們尋找更靈活、高效的解決方案：

1. Excel 管理研究主題的瓶頸

研究部門長期使用 Excel 管理研究主題，但隨著業務擴張，系統逐漸顯露不足：

• 資訊分散與格式不統一：約 40 個團隊各自提交 Excel，需人工彙整至總表，耗時費力。
  
• Excel 表格過大難用：管理項目繁多，查找資訊困難。
  
• 歷史資料難追溯：每年新建表格，過去資料無法延續。
• 資訊品質參差不齊：團隊自行增減欄位甚至插入圖片，整合困難。

2. IBM Notes 的技術與維護難題

自 1990 年代起，資生堂使用 IBM Notes 建構業務系統，但隨著全球化需求增加，Notes 的局限性逐漸浮現：

• 技術人員短缺與維護困難：支援廠商更換導致規格文件不完整，修改資料庫耗時。
• 全球化挑戰：將數百個資料庫英文化並推廣至海外，成本與時間壓力巨大。
• 環境建置繁瑣：需安裝客戶端應用程式，靈活性不足。

3. 系統彈性與反應速度不足

資生堂需要一個能快速部署、自行調整的系統，而 Notes 過度依賴外部廠商，無法滿足即時需求。

4. 導入 kintone 的潛在挑戰

即使擁有解決方案，轉型過程仍需克服：

• 使用者適應新系統：部分員工習慣 Excel，需要時間接受 kintone。
• 資料遷移複雜性：從 Notes 轉移大量資料，需應對意外狀況。
• 敏捷開發的適應：資生堂需熟悉邊做邊調整的新模式。

這些挑戰凸顯了資生堂對高效、全球化資訊管理的需求，也為 kintone 的導入奠定了基礎。

【解決方案】kintone 助資生堂輕鬆告別資料混亂

為了解決上述挑戰，資生堂選擇以 kintone 為核心，打造全新的資訊管理平台，並針對問題提出具體對策，成功將 Excel 和 Notes 的限制轉化為優勢，建立了一個高效、靈活的資訊基礎架構：

資生堂將 Excel 管理的研究主題轉移至 kintone，實現即時存取與資料累積。kintone 統一格式，避免屬人化問題，並支援日本與海外團隊進度追蹤，大幅提升效率。

kintone 無需客戶端安裝，透過 Web 介面實現隨時隨地存取，滿足全球化需求。資生堂開發了 20 多個應用程式，例如系統審批與公告欄，提升資訊傳遞效率。

資生堂採用 M-SOLUTIONS 的「Smart at migration」工具，將 Notes 資料庫自動轉換為 kintone 應用程式，縮短遷移時間與成本，計劃兩年內完成全面轉換。

與 M-SOLUTIONS 合作，採用敏捷開發模式，三個月內初見成果，並根據需求持續優化，確保系統貼合實際業務。

【效果】kintone 提升效率與全球化競爭力

導入 kintone 後，資生堂在資訊管理與業務運營上獲得顯著提升，以下是主要成果：

• 管理效率飛躍：
  • 過去整合資訊需 30 小時，如今直接輸入 kintone，統合作業時間降為零。
    
  • 一覽表清楚掌握團隊提交狀況。
  • 日本與海外研究主題統一管理，資訊共享無障礙。

• 資訊共享更便捷：
  • 公告欄應用程式高峰期超過 30 則貼文，顯示 kintone 的存取量激增。
  • 無需安裝客戶端應用程式，帳戶新增容易，方便使用者隨時存取資訊。
  • 系統審批提醒功能，確保申請按時完成，提升溝通效率。

• Notes 遷移順利推進：
  • 「Smart at migration」工具大幅降低成本與時間，兩年內完成遷移。
  • M-SOLUTIONS 的支援解決了意外運用問題。

• 系統自主性與未來潛力：
  • 團隊成員可自行調整 kintone，無需依賴外部廠商。
  • 敏捷開發模式為未來系統升級奠定基礎。
  • 計劃實現全球員工使用，並推進研究資產資料庫化。

資生堂將 kintone 形容為「隨時隨地訪問的信息寶箱」與「不斷成長的魔法盒子」，不僅解決了 Excel 和 Notes 的挑戰，更為全球化發展注入新動能。

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資生堂的案例證明，kintone 不僅是整合 Excel 的高效工具，更是推動全球化企業數位轉型的關鍵利器。想了解 kintone 如何幫助您的企業實現資訊管理升級與全球化佈局？立即聯繫我們，探索更多可能性！

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